От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

«Это надо сделать через месяц? О, это совсем несрочное дело (С). У меня целых 30 дней. Я, конечно, его не забуду; оно важное, но у меня есть целый месяц, так что сейчас я им заниматься не буду…»

«Надо выполнить на следующей неделе, да? Ладно, давайте дадим ему срочность В. Я буду держать его в поле зрения. Никак не могу его упустить, это уже на следующей неделе. Это серьезно. О’кей, это В, но у меня есть еще дела, у меня есть дела со срочностью А, их надо сделать сегодня, так что остальное может подождать».

«Как, уже сегодня?! Как так получилось? Да, вот теперь это самое срочное (А) на сегодня! Я немедленно брошу все остальное – это ведь так срочно! Мне надо закончить это прямо сейчас!»

Если подходить к планированию таким способом, все что угодно может приобрести срочность А. И если все на свете имеет такую срочность, как вы узнаете, что по-настоящему важно, а что нет? Такой образ жизни присущ людям, отменяющим все планы в последнюю минуту. Они не являются на встречу, потому что им срочно надо быть где-то еще. Они пропускают мимо себя вещи, которые должны были быть более важными для них, из‑за дел, которые на самом деле не важны. Они разучились отличать, что имеет для них какое-либо значение, они постоянно в стрессе и под давлением срочности всяких дел – и, как результат, у них появляется ощущение, что никому так и не угодили. Они часто опаздывают на встречи или в места, где им надо быть, потому что постоянно пытаются успеть закончить более важный проект. Они переживают над приземленными вещами, скапливающимися у них пачками. Вы знаете людей, которые так живут? Может, это ваш образ жизни?

На одной из презентаций я привел гипотетический пример. Допустим, в вашем районе мусор вывозят в понедельник с утра. В воскресенье вечером, когда вы с семьей так приятно и уютно отдыхаете дома, подняться с дивана и вынести мусор будет для вас приоритетом А, В или С? Для большинства людей – С. Если вы забыли сделать это до того, как легли спать, утром в понедельник дело получает приоритет В. У вас все еще есть несколько часов, прежде чем станет поздно! А, вот вы уже слышите, как мусоровоз едет по вашей улице? Ну, теперь точно А! Срочность заставляет бежать по улице под одобряющие крики мусорщиков и закидывать свой пакет в последнюю минуту, прежде чем мусоровоз скроется за поворотом. Вы сделали это! Ура! Какое достижение. Круто, правда? Поздравляю – вы просто выбросили мусор. И можете вычеркнуть его из листа самых срочных А-заданий на сегодня. Из‑за этого будете весь день чувствовать себя прекрасно. Но добились ли вы чего-нибудь на самом деле стоящего? Не особенно: вы просто выбросили мусор. И – угадайте что? Новый пакет мусора уже наполняется.

Вот почему расставление приоритетов по срочности не работает. Как вы, без сомнения, заметили: чем ближе к дедлайну, тем выше приоритет задания. Само задание никогда не меняется, это вы делаете его все более и более жизненно важным с приближением крайнего срока. Такой метод приоритетов создает иллюзию, что вы продуктивны, тогда как в реальности ваша занятость не дает никаких особенных результатов. Он может дать вам ложное чувство выполненного долга – долга, который ничего не прибавит к ценности вашей жизни. Это называется драматизм. Драматизм появляется, когда вы даете чему-то больше времени и внимания, чем оно заслуживает по результатам. Драматизм мешает расстановке приоритетов.

Помните первый признак цели успеха: она никогда не бывает срочной! Те вещи, которые дадут лучшие в вашей жизни результаты, никогда не имеют дедлайна.

Новый способ расстановки приоритетов

Эффективный способ расстановки приоритетов основывается не на дедлайнах или срочности. Он базируется на результатах, подразумевая присвоение ценности и порядка событиям вне зависимости от их срочности. Теперь нужно отвечать на новые вопросы: что это задание даст вашей жизни? Какие занятия покажут наилучший результат?

Вот и новый способ расстановки приоритетов: А, В и С должны отражать результат, который это задание даст лично вам после завершения. Так, задания класса А означают цели достижения успеха – самые значительные, продуктивные, которые вы когда-либо выполните или испытаете в своей жизни. Они основаны на результатах, а не дедлайнах. Вспоминая свою жизнь на сотом дне рождения, вы припомните задания с приоритетом А.

Оба – и В-, и С-задания, – те, которые приходится выполнять, или решения проблем, о которых вам обязательно напомнят в случае невыполнения. У обоих есть степень срочности, но есть и разница: кто-то где-то следит за тем, как и когда вы выполните задание В. Другими словами, вы обязаны не только закончить задание В, но и должны сделать его хорошо и вовремя, потому что за него придется отчитаться. Например, сдать отчет за месяц – это В; коллеги заметят, вовремя ли вы это сделали. Высылать счета-фактуры или заполнять инвентаризацию вовремя – тоже В, потому что это отслеживается и отмечается в вашем личном деле. Другой пример – оплата ипотеки или кредитной карты, потому что банки также отслеживают, сделали ли вы это вовремя. И напротив, никто не смотрит, насколько хорошо вы выполняете задание С. Если кто-то и задастся целью отслеживать, как хорошо вы выносите мусор или как часто проверяете электронную почту, это значит, ему откровенно больше нечем заняться.

Старую установку «Все, что можно измерить, можно сделать» приписывают разным авторам и мыслителям. В целом это означает, что если вы находитесь в позиции управления и хотите, чтобы ваши подчиненные что-то сделали, покажите, сколько сделать, проследите за исполнением, поставьте сроки выполнения и потом зафиксируйте, как идет процесс. Другими словами, если вы ясно опишете стандарты, они будут достигнуты. И это работает – до тех пор, пока это что-то (ваше требование, цель) можно измерить. Но другой принцип, высказанный Альбертом Эйнштейном, гласит: «Не все, что может быть подсчитано, имеет значение. Не все, что имеет значение, может быть подсчитано». К этому стоит прислушаться компаниям, когда они собираются что-то проверить или подготовить отчет и выбирают подходящую для этого систему измерений. Так или иначе, при расстановке приоритетов это означает, что, как только система мер установлена, задание сразу приобретает класс В для всех, кто его выполняет, потому что теперь придется отчитываться, и это повлияет на оценку подчиненного. Если вы поручаете кому-нибудь работу и просите отчет, это повышает приоритет задания.